学校に特化したメール連絡網
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メール連絡網を成功させるために押さえておきたい 7つのポイント 7/7

 

7.学校向けのサービスを選ぶ

無用な苦労をしないために

 

7.1.学校には進級・卒業・新入生登録がつきもの

当たり前の話ですが、学校に進級・卒業・新入学は、必ずあります。システムによっては、毎年、受信者さんにメールアドレスを登録し直していただくというものもありますが、私は感心しません。
小中学校などの場合は、受信者は保護者さんになるわけですが、一般の公立校では、保護者さんにメールアドレスを登録していただくお願いじたい先生にとっては一苦労なのです。なのに、それを毎年やれというのは、先生に対しても、保護者さんに対しても、毎年苦労しなさいと言っているようなものです。
中には、毎年登録し直すことで、不達アドレスを削減すると言うサービス提供者もいますが、問題をすり替えているだけで、先生や保護者のことを考えているとは思えません。
少なくとも、進級・卒業はワンタッチで行える仕組みが必要でしょう。また、クラス替えについても、クラス替え専用画面があるとか、CSVの入出力程度で何とかなるといった、拝領があってしかるべきではないかと考えます。

 

いかがでしたか。少しは、先生の役に立つ情報がありましたでしょうか。
先生方の保護者連絡の不安や苦労が軽減され、保護者様に安心をご提供できることを心より願っております。

 

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メール連絡網を成功させるために押さえておきたい 7つのポイント 6/7

 

6.セキュリティを考える

セキュリティ事故が発生すると全ての努力が無になる

 

6.1.メールアドレスは絶対見えてはいけない

最近の自治体の仕様書に、「メールアドレスが見えない仕組み」という要件が盛り込まれることが多くなりました。先生を信用していないわけではありません。しかし、営業で各地を回ると、「メールアドレスの不適切な使用」や、「個人から個人への不適切なメール配信」の事案を耳にします。このような事案が発生してしまうと、それまでの努力が水の泡になってしまいます。
例え不慣れな先生が操作を間違えたとしても、メールアドレスが漏れないことは、必須要件と考えます。「メールアドレスは、受信者本人からしか見えてはいけない」のです。また「不適切なメール配信を抑止するログ機能」などがあると安心して利用できると思います。

 

6.2.データセンターの仕様も確認すべき

メール配信サービスは、中小の企業でも参画しやすいサービスです。そのこと自体は、問題ではありません。問題は、サーバとサーバが置かれている施設のセキュリティです。
よくない例では、共用のサーバで不特定のユーザや、他のサービスと一緒に1台のサーバに混在されていたり、セキュリティの低い施設にサーバが設置されている場合があります。災害時にサーバやデータセンターが被災してサービスが利用できなかったなんて、ことにならないようデータセンターの仕様も確認しておきましょう。

 

サーバのセキュリティでチェックすべきこと

□サービスは専用のサーバで管理されているか?

□サーバは、データセンターで管理されているのか?

□そのデータセンターは、電源が冗長化され、免震構造になっているか?

□そのデータセンターは、監視員が24時間365日配置されているか?

□監視員の入退室は、限られた人に限定され、厳重に監視されているか?

 

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ここからは必須要件ではありませんが、これから商品(サービス)選定をされる方は参考にしていただければと思います。

 

5.サポートを考える

サポートは企業の鏡

 

5.1.サポートはその企業の鏡

サポートの質は、その企業のそのサービスに対する姿勢が最もよく現れる部分です。サポートが悪い企業は、その事業に対して紳士に向き合っていないと私は思います。それは、後で述べるセキュリティにも少なからず影響が出ると思います。メール配信は、高額なサービスではないので、サポートに手間をかけたくないという企業側の都合は、良く分かります。企業なので利潤を追求しなくてはいけないのですが、それ以前に、そのサービスを通してお客様に何を提供したいのか、言い換えると自社のサービスを導入いただいたことによって、お客様にどうなってほしいのか、といった理念がサポートには重要で、自然とサポートの姿勢に出てきます。

 

5.2.サポート面でチェックすべきこと

□問い合わせは、メールのみか?それとも、メールに加えて電話もOKか?

メールでの問い合わせが気楽でいい時もありますが、操作で困っている時には、電話でお互い同じ画面を見ながら問題を解決したいと思いませんか。そもそも、急ぎのメールを送るシステムなので、サポートも迅速な対応をしてもらえるサービスでなくては心配ですね。

□保護者の問い合わせ窓口があるか?

保護者の問い合わせ窓口が無ければ、保護者の質問を受けるのは先生になります。必ずしも必要なサービスではありませんが、あれば先生の手間が省けるのは確かです。

□導入済の、他の学校の評判は?

学校の先生は、うらやましいほどの人脈をお持ちです。そのネットワークを生かさない手はありません。是非、他校の評判をきいてみて下さい。

 

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4.複数媒体によるバックアップ

災害時に電話とメールは当てにならない?

 

4.1.メールだけに頼ってはいけない

メール配信業者の私がこんなことを言うとお叱りを受けそうですが事実です。先の東日本大震災でも電話とメールはつながり難い状況が発生しました。しかし、この時にインターネットはほぼ問題なく利用できていました。
最近のメール配信サービスの多くは、受信者が配信されたメールの内容をWebで閲覧できるようになっています。子どもを学校に預けている時間帯に、メールが届かないほどの災害が起きた場合、保護者も能動的に学校の状況をみに行くと考えれば、「災害時にはここを見て下さい」というアナウンスができていれば、情報を伝えることができます。
逆に、メールだけのシステムは、災害時に機能しなくなる可能性があるので、SNSやCMSなど他のバックアップ手段を用意しておく必要があります。
いすれにしても、災害時には「こうする」というルールを定め、周知しておくことが重要です。

 

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メール連絡網を成功させるために押さえておきたい 7つのポイント 3/7

 

3.いざという時の備え

日頃の準備がものを言う

 

3.1.困った問い合わせ

台風や大雪の時に、困った問い合わせが発生します。悪天候で学校に出れない状況なので、自宅からメール配信したいが、URLが分からない、とか、ID/パスワードが分からないといったものです。
最近のメール配信サービスは、各社Webシステムになっているので、自宅からでも、外出先からでも、インターネットにアクセスし、サービスのご利用が可能になっています。しかし、電話で本人確認ができない状況では、IDやパスワードをお伝えすることは、セキュリティ上できません。
ご自宅のパソコンや外出先のスマホやタブレット端末からの配信を想定されるのであれば、必ず事前にその環境で、試験をしておく必要があります。場合によっては、その機器のOSやブラウザが、ご利用のサービスに合っていない場合だって考えられるのです。
そして、必要となるURLやID/パスワードなどを、準備しておいて下さい。「そんなの当たり前の話だよ。」と言われるかも知れませんが、意外とできていないことが多いのです。

 

3.2.訓練とテスト配信をリンクさせる

登録率のところでも書きましたが、避難訓練や緊急下校訓練とリンクさせることで、保護者さんの意識と登録率を改善することができます。そして、なにより、先生の手順の確認にもなり、いざという時の備えができます。
この時、ITが得意な担当者の先生だけが操作できても、意味がありません。いざという時を、想定してITに不慣れな先生も訓練しておくことが重要です。

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2.導入の目的を明確にする

管理の手間が大きく変わります(ここでの失敗は致命的!)

 

2.1.最初に目的を明確にしないと、後から軌道修正が難しくなる。

「目的?メールを一斉に送るんでしょ。いろいろな目的に使えるんじゃないの?」確かにそうですね。でも、私がここで言いたいのは、あなたの学校が実現したいのは、「メルマガなの?それともメール連絡網なの?」ということです。この違いを意識していない人が非常に多いと思います。困ったことに、メール配信サービスを提供する企業側の人間もそのことを分かっていないケースが多々見受けられます。

 

2.2.メルマガ

私がメルマガと言っているのは、学校での出来事や、イベントのお知らせといった日常の情報を提供することを目的としたもので、「情報が欲しい人は登録してください」というスタンスのものを言っています。情報を受け取る、受け取らない、は受信者側の自由意思と自己責任の範疇ということになります。この場合、学校側はだれがメールアドレスを登録しているか知らなくてよいのです。むしろ知らない方が、管理面やセキュリティ面でメリットが大きいと言えます。メルマガの場合、学校側はメールを送るだけで良いのです。そこを割り切ることで、メンテナンスフリーの商品を選択することができ、手間のかからない情報発信ツールを導入することができます。

 

2.3.メール連絡網

メール連絡網の場合は、メルマガのようにはいきません。災害で緊急避難し、避難場所を、伝えるのに、「メールアドレスを登録していないんだから、連絡が行かなくても仕方ないよね。」とは言えませんね。

緊急連絡の時の、先生のオペレーションを考えてみましょう。
①先ずは、一斉メールを配信します。
②次に、メールアドレスを登録していない人には、電話連絡をします。
③次に、開封確認が得られない受信者さんにメールを再送します。
④再送しても、開封確認が得られない受信者さんに電話連絡をします。

これでお分かりだと思いますが、先生は、
『メールアドレスを登録していない人を、即座に把握できなくてはいけません。』また、
『送ったメールを開封していない人を、即座に把握できメールの再送ができなくてはいけません。』
この2つができないと緊急時にメール連絡網として機能しないのです。

目的の重要性について、ご理解いただけたでしょうか?メール連絡網を考える場合、先生の緊急連絡時のオペレーションをシュミレーションしてみてください。そのとき、オペレーションがうまく流れない商品やサービスは、メルマガ用としては良くてもメール連絡網としては適さない可能性がありますので注意が必要です。

 

 

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メール連絡網を成功させるために押さえておきたい 7つのポイント 1/7

 

1.メールアドレスの登録率が成功のカギ

ちょっとした取り組みで登録率は改善できる

1.1.メールアドレス登録率は改善できる。

下のグラフは、ある自治体様(学校数38校、児童生徒約1万人)のメールアドレスの登録率改善の軌跡です。ご覧のように、登録率は改善できるのです。この例では登録率が9割になるまで5年を要しています。しかし、昨年導入した同じ県内で同じ規模の自治体様では、最初の年から登録率9割でした。この2つの自治体は、隣接しており先行の自治体の取り組みを参考にされたことにより最初から高い登録率を実現できたのです。
このように、取り込み次第でメールアドレスの登録率は改善できるのです。

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1.2.登録率を上げる取り組み例

①最初に目的を明確に伝える

導入を検討している担当者さんに、目的を聞くと「災害対策」という返事が返ってくるのですが、いざ導入して受信者さん(特に保護者さん)への案内文のプリントを拝見すると、利用目的が、「学校からのおしらせ」、「不審者情報の提供」、「急ぎの連絡事項」となっていたりします。そして、必ずどこかに「登録は任意です」と書かれています。これでは弱いと思います。
上手くいっているところは、目的に「災害時等のお子様の安全に関わる急ぎの情報を提供する」ことを明確に伝えています。また、お願いの仕方も、「強制ではないが、主旨を理解して極力登録して欲しい。」という伝え方をしています。

②避難訓練や緊急下校訓練とリンクさせる

非常に効果があり、メール連絡網に対する受信者さんの意識が変わってきます。私も保護者の立場ですが、学校からメール配信を始めたので登録してくださいという、プリントが届いても、「希望者が登録すればいいんでしょ。」という程度にしか、認識しませんが、避難訓練や、緊急下校訓練とリンクして使われると、「こういう時のためのものなら、必須じゃないか!」という意識になります。
この際、事前にプリント等でお伝えしておくことが重要です。メールアドレスを登録していない人や、不達アドレスになっている人には伝わらないので、意味がありません。

③定期的な配信をルール化する

弊社の統計で、定期配信数とメールアドレスの登録率は、比例するというデータが出ています。受信者さんは、定期的に届くメールが届かなくなれば、自分が不達アドレスになっていることに気付きます。また、受信者さんどうしの世間話(この場合、保護者のお母さん方の世間話)で学校からのメールの話題が出れば、登録していない人は、「自分も登録しなきゃ!」という気にもなります。
ただし、週に2通以上届くようになると、逆に受信者の登録率が下がるケースがあります。あまり頻繁に、重要でないメールが届くと受信者もわずらわしくなるのだと思いますので、この点も知っておいていただければと思います。

④登録方法を考える

受信者さんの登録方法が、簡単であることは言うまでもありません。幼・保・小・中の場合は、受信者は保護者さんになります。手前味噌な話になりますが、弊社が提供する登録手順書には、お子様の所属とお名前、それから、お一人づつのID、パスワードがプリントされています。これも、受信者である保護者さんが登録手順書を手にしたときに、保護者心理として、スルーし難いようにという期待からです。
効果は定かではありませんが、この方法にしてから登録率が10%上がったという、お客様もおられるので、試してみる価値はありそうです。

 

1.3.学校単位の取り組みなら95%以上、
教育委員会全体でも90%以上の登録率を目指すべき!

緊急連絡の際に、メールアドレスを登録していない人には、電話で連絡することになるのですが、この数が多いと先生は手が回らないため、結局従来の電話連絡網を使うはめになってしまい、「何のためにメール連絡網を導入したのかわからない」、「先生の手間が増えただけ!」ということになりかねません。
私はよくPTAの役員さんから、メール連絡網の導入を学校に要望しているというお話を伺いますが、そういった時、必ず「 PTAの責任として保護者さんのメールアドレスの登録率は、95%以上を目指してください。」と、申し上げています。 95% の登録率があれば、500人規模の学校でも、25件の電話ですみますので、先生は楽になったことを実感できるのです。

 

 

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