メール連絡網を成功させるために押さえておきたい 7つのポイント 1/7

 

1.メールアドレスの登録率が成功のカギ

ちょっとした取り組みで登録率は改善できる

1.1.メールアドレス登録率は改善できる。

下のグラフは、ある自治体様(学校数38校、児童生徒約1万人)のメールアドレスの登録率改善の軌跡です。ご覧のように、登録率は改善できるのです。この例では登録率が9割になるまで5年を要しています。しかし、昨年導入した同じ県内で同じ規模の自治体様では、最初の年から登録率9割でした。この2つの自治体は、隣接しており先行の自治体の取り組みを参考にされたことにより最初から高い登録率を実現できたのです。
このように、取り込み次第でメールアドレスの登録率は改善できるのです。

blog20150508

1.2.登録率を上げる取り組み例

①最初に目的を明確に伝える

導入を検討している担当者さんに、目的を聞くと「災害対策」という返事が返ってくるのですが、いざ導入して受信者さん(特に保護者さん)への案内文のプリントを拝見すると、利用目的が、「学校からのおしらせ」、「不審者情報の提供」、「急ぎの連絡事項」となっていたりします。そして、必ずどこかに「登録は任意です」と書かれています。これでは弱いと思います。
上手くいっているところは、目的に「災害時等のお子様の安全に関わる急ぎの情報を提供する」ことを明確に伝えています。また、お願いの仕方も、「強制ではないが、主旨を理解して極力登録して欲しい。」という伝え方をしています。

②避難訓練や緊急下校訓練とリンクさせる

非常に効果があり、メール連絡網に対する受信者さんの意識が変わってきます。私も保護者の立場ですが、学校からメール配信を始めたので登録してくださいという、プリントが届いても、「希望者が登録すればいいんでしょ。」という程度にしか、認識しませんが、避難訓練や、緊急下校訓練とリンクして使われると、「こういう時のためのものなら、必須じゃないか!」という意識になります。
この際、事前にプリント等でお伝えしておくことが重要です。メールアドレスを登録していない人や、不達アドレスになっている人には伝わらないので、意味がありません。

③定期的な配信をルール化する

弊社の統計で、定期配信数とメールアドレスの登録率は、比例するというデータが出ています。受信者さんは、定期的に届くメールが届かなくなれば、自分が不達アドレスになっていることに気付きます。また、受信者さんどうしの世間話(この場合、保護者のお母さん方の世間話)で学校からのメールの話題が出れば、登録していない人は、「自分も登録しなきゃ!」という気にもなります。
ただし、週に2通以上届くようになると、逆に受信者の登録率が下がるケースがあります。あまり頻繁に、重要でないメールが届くと受信者もわずらわしくなるのだと思いますので、この点も知っておいていただければと思います。

④登録方法を考える

受信者さんの登録方法が、簡単であることは言うまでもありません。幼・保・小・中の場合は、受信者は保護者さんになります。手前味噌な話になりますが、弊社が提供する登録手順書には、お子様の所属とお名前、それから、お一人づつのID、パスワードがプリントされています。これも、受信者である保護者さんが登録手順書を手にしたときに、保護者心理として、スルーし難いようにという期待からです。
効果は定かではありませんが、この方法にしてから登録率が10%上がったという、お客様もおられるので、試してみる価値はありそうです。

 

1.3.学校単位の取り組みなら95%以上、
教育委員会全体でも90%以上の登録率を目指すべき!

緊急連絡の際に、メールアドレスを登録していない人には、電話で連絡することになるのですが、この数が多いと先生は手が回らないため、結局従来の電話連絡網を使うはめになってしまい、「何のためにメール連絡網を導入したのかわからない」、「先生の手間が増えただけ!」ということになりかねません。
私はよくPTAの役員さんから、メール連絡網の導入を学校に要望しているというお話を伺いますが、そういった時、必ず「 PTAの責任として保護者さんのメールアドレスの登録率は、95%以上を目指してください。」と、申し上げています。 95% の登録率があれば、500人規模の学校でも、25件の電話ですみますので、先生は楽になったことを実感できるのです。

 

 

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別所 政幸

別所 政幸

株式会社マンタ 代表取締役。 ライター大木の出現により、ブログから解放(追放?)されました。 真面目な記事が必要になった時だけ復活します。
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